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Stage: L’UNHCR recrute un Stagiaire

Type de Contrat:
Stage
L’UNHCR recrute un Stagiaire – Point Focal affecté à l’Enregistrement et Archivage des dossiers (eSafe).

Informations générales

Par son mandat, le HCR’s’engage à assurer le respect des droits humains des réfugiés, à ce que les personnes déracinées puissent exercer leur droit de chercher asile dans un autre pays et à ce qu’aucun réfugié ne soit contraint de retourner dans un pays où il/elle doit craindre des persécutions ou d’autres violations graves de leurs droits humains. Le HCR travaille également en faveur de la protection des apatrides et apporte son aide aux déplacés internes, soit les personnes contraintes de se déplacer à l’intérieur des frontières de leur propre pays.

Outre la protection internationale, la deuxième mission centrale du HCR est la recherche de solutions durables aux problèmes des réfugiés. Nous soutenons à ce titre, les réfugiés et déplacés internes dans leurs efforts pour reconstruire leur vie dans la sécurité et la dignité. Si les conditions sont remplies, nombre d’entre eux préfèrent rentrer volontairement dans leur pays d’origine. Si toutefois le retour n’est pas possible, le HCR les soutient par des mesures d’intégration dans le pays de premier asile. Pour une petite proportion de réfugiés particulièrement vulnérables, qui ne peuvent obtenir une protection durable dans un premier pays d’asile, il existe des possibilités de l’événement dans les pays tiers.

Le bureau du MCO Sénégal basé à Dakar est responsable des opérations au Bénin, au Cap-Vert, en Guinée, en Guinée Bissau, en Gambie, au Sénégal, en Sierra-Leone et au Togo. Ces paie accueillent un total de 47.700 réfugiés et demandeurs d’asile, ne pas 94% en situation de longue durée.

Contexte et but du Stage

La tenue des documents est une activité essentielle pour les opérations[1], à des fins de responsabilisation, de partage des documents officiels et d’accessibilité à la mémoire institutionnelle. La Section des Archives et Archives (RAS) du HCR prend en charge les opérations pour définir et mettre en œuvre un système de gestion des documents.

Le but de la tenue de documents est de soutenir le travail quotidien, en veillant à ce que les documents, quelle que soit leur forme et leur support, soient protégés et accessibles à ceux qui en ont besoin et en ont le droit d’accès. Chaque représentant, chef de bureau ou tout autre gérant est responsable de la gestion des documents sous sa juridiction.

Pour assurer une tenue de documents conformes et efficaces, chaque Opération est tenue de mettre en place des procédures ainsi que mettre en place un système de gestion des documents pour les documents papier et électroniques.

Mise en œuvre d’e-SAFE

e-SAFE est un système électronique qui permet de classer, d’accéder et de conserver tout type de documents électroniques, en toute sécurité. Il aide également l’Organisation à rester responsable, à faciliter la gestion des connaissances et à préserver sa mémoire institutionnelle.

C’est l’outil officiel utilisé par le Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés pour l’archivage électronique et la tenue des documents. Ce système garantit l’authenticité, la fiabilité des dossiers. Les dossiers complets et réutilisables concourent à la responsabilisation de l’Organisation en plus d’aider à la préservation de la mémoire institutionnelle et à la gestion des connaissances.

Les avantages de l’utilisation d’e-SAFE sont les suivants:

Une responsabilisation améliorée – informations complètes et accessibles pour répondre aux évaluations, inspections, audits et questions des donateurs.
Continuité des opérations – le bureau a accès aux informations essentielles en format électronique via Internet et est facilement disponible pour les nouveaux employés qui entrent en fonction.
Atténuation des risques de sécurité et de la perte d’information – les informations seront partagées, entre-deux et accessibles de manière sécurisée et protégée.
Mémoire institutionnelle – les informations clés sont identifiées, protégées et accessibles.
Obligations et responsabilités

Sous la supervision directe du Super Point Focal, les deux Stagiaires devront :

Appuyer la mise en œuvre les procédures et directives du HCR parents aux archives et aux dossiers ;
Appuyer la mise en œuvre de l’e-SAFE dans le Bureau/unité;
Servir de point focal de contact au sein du Bureau;
Coordonner le développement de la structure des dossiers dans le Bureau/unité;
Appuyer la sensibilisation aux nouveaux employés dans le Bureau/unité;
Envoyer une demande au Super Point Focal pour la création de nouveaux comptes destinés au nouveau personnel dans le pays. L’accès doit être autorisé avec le chef de l’unité;
Ajouter et supprimer des utilisateurs des groupes d’accès confidentiels dans e-SAFE, dument autorisé par le Superviseur;
Identifier les besoins en termes de dossiers de premier niveau et en aviser le Super Point Focal;
Conseiller les utilisateurs sur la gestion des dossiers en format papier; rechercher et fournir des informations aux utilisateurs et aux chercheurs conformément à la politique d’accès du HCR;
Assurer un suivi auprès du personnel quand’il est réaffecté ou quitte l’Organisation et veiller à ce qu’il ait sauvegardé les données essentielles dans e-SAFE et dans le système de conservation sur papier, et facilite la transmission du message à la personne qui prend en charge les fonctions;
Harmoniser la pratique et les méthodes de codification conformément à la politique d’archivages par unité du HCR;
Maintenir les référentiels électroniques et physiques en bon état et utiliser l’espace de manière efficace;
Sensibiliser les collègues du Bureau sur l’importance de l’archivage électronique;
Effectuer d’autres tâches, au besoin.
Qualifications minimales requises

Être de nationalité Sénégalaise ou avoir un permis de travail valide ;
Formation académique dans le domaine de l’archivage documentaliste et/ou en gestion des documents ;
Bonne expérience de l’utilisation des systèmes de conservation numérique ;
Excellentes compétences en recherche et en analyse ;
Excellentes compétences interpersonnelles et de communication.
Être de nationalité Sénégalaise ou avoir un permis de travail valide ;
Une parfaite maitrise de l’outil informatique (Excel, Powerpoint, Ms Office et people soft) ;
Maîtrise de la langue française ;
Bonnes capacités de rédaction et d’analyse.
Compétences souhaitables :
Etre sélectif, avoir un bon esprit de synthèse pour réaliser un travail de qualité ;
Excellentes compétences rédactionnelles ;
Etre minutieux, méthodique, consciencieux pour la réalisation des tâches ;
Excellente connaissance du français (parlé et écrit) ;
Bonne connaissance de l’anglais.
Conditions d’admissibilité

Pour pouvoir être admissible à un stage, il conviendra de remplir les critères suivants :

Être jeune diplômé ou encore poursuivre des études supérieures dans une université ou un établissement d’enseignement supérieur agréé par l’UNESCO***. Les jeunes diplômés doivent être considérés comme des personnes ayant achevé leurs études dans l’année précédant leur candidature à un stage au HCR.***
Avoir achevé au moins deux ans d’études de premier cycle dans un domaine pertinent ou présentant un intérêt pour l’action de l’Organisation
Autres Informations

Une personne don’t le père, la mère, le fils, la fille, le frère ou la sœur est fonctionnaire du HCR, y compris s’il est titulaire d’un engagement temporaire ou membre du personnel affilié, n’est pas admissible à un stage.

Un Accord de stage ne comporte aucune perspective, légale ou autre, de renouvellement ou de conversion en un contrat de travail selon le statut du personnel des Nations Unies.

[1] Le mot « Opérations » est utilisé pour désigner les bureaux du HCR tant au Siège que dans les pays à travers le monde.
Dossier de candidature

Les dossiers doivent comprendre :

Une lettre de Motivation et un Curriculum vitae ;
Des copies scannées des diplômes et attestations ;
Un avis personnelle des Nations Unies (P11) à jour, signé et scannée (Document disponible sur le site : https://www.unhcr.org/how-to-apply.html

Les dossiers incomplets ne seront pas considérés.

Les candidats intéressés par cette annonce doivent envoyer leurs candidatures à l’adresse électronique suivante : sendavac@unhcr.org

Les candidats avant-première peuvent être tenus de passer un test. Seuls les candidats avant-première seront notifiés. Aucune demande tardive ne sera acceptée.

Le Haut-Commissariat des Nations Unies pour les Réfugiés ne facture aucun frais à aucune étape du processus de recrutement.

N.b.:

̈ Les candidats sélectionnés seront soumis à une interview.

̈ Les candidatures féminines qui se livrent les conditions ci-haut sont particulièrement encouragées à postuler
Publiée :
06-04-2021 16:44:40 par Mouhamed
Région :

Région de Dakar

Ville :

Dakar